A instrução expressa no título
tornou-se uma frase comum no ambiente de trabalho. Quem passa seus dias numa
grande companhia pode ter a melhor idéia do mundo. Se ela não for apresentada em
PowerPoint, porém, convém desistir. O vendedor quer mostrar ao cliente as
vantagens de contratar seu serviço. Se recorrer ao folder de papel para exibir
seus predicados, a proposta parecerá boa. Se preferir o PowerPoint, ela ficará
mais chique. O PowerPoint é hoje tão popular dentro das empresas quanto o
correio eletrônico. Se há números, gráficos, raciocínios ou idéias a transmitir,
pode ter certeza que lá vem ele, tão infalível quanto a necessidade de pagar
imposto. Você se lembra da última reunião a que assistiu em que não havia
projetor, nem telas, nem tópicos, nem frases em movimento? Pois é. O mundo dos
negócios é hoje impensável sem o programa da Microsoft. O fenômeno é mais
freqüente nas maiores corporações, mas as pequenas organizações não estão de
fora. Calcula-se que existam 400 milhões de cópias do software rodando no mundo.
No Brasil, segundo a Fundação Getulio Vargas, 94% dos usuários de computadores
nas empresas lançam mão dele nas reuniões.
O PowerPoint representa a quintessência daquilo que se poderia chamar de
burocracia do trabalho, já que o autor do projeto precisa desenvolvê-lo, definir
a melhor forma de apresentá-lo à audiência e, por fim, colocar tudo no
PowerPoint. "Pega mal não saber fazer uma boa apresentação em Power Point",
afirma Reinaldo Polito, especialista em comunicação empresarial. Na Multiplan,
holding que controla uma cadeia de shoppings no Brasil, nenhum dos 14 gerentes
pode comparecer à reunião de balanço mensal sem um PowerPoint debaixo do braço.
"Virou uma questão de status", diz Jaqueline Lopes, responsável pela área de
marketing. "Eles competem para ver quem traz a melhor apresentação."
Para os que se sentem desconfortáveis diante da necessidade de conviver com o
programa, surgiu até um novo tipo de especialista: o "fazedor" de apresentações.
É o caso de João de Sousa, sócio da Soap, empresa paulistana dedicada ao
software. Quando era consultor da Accenture, há dois anos, Sousa passava a maior
parte do tempo preparando apresentações. Eram tão boas que ele chegou a ser
escalado pela diretoria para trabalhar só com isso. A habilidade também foi
notada pelos colegas e professores do curso de MBA em marketing que Sousa fazia.
"Não demorou muito para começarem as encomendas na escola", diz. Um dia, ele
resolveu cobrar pelo serviço. Com menos de um ano, a Soap já tem dez
funcionários, 26 clientes e um portfólio com mais de 200 apresentações.
Inicialmente chamado Presenter, o produto foi lançado pela Bell Northern em 1987
para substituir slides, transparências e o quadro branco com pincéis coloridos.
Três anos depois, Bill Gates pagou 14 milhões de dólares pelo Presenter e
rebatizou-o de PowerPoint. Como resume Marcelo Toledo, gerente-geral da área de
produtividade da Microsoft no Brasil, "sua vocação é apresentar". É fácil
entender por que o software se popularizou. Primeiro, seus recursos sofisticados
cumprem com esmero o que prometem. Segundo, não é preciso ser um especialista em
design gráfico para usá-lo. Finalmente, graças ao PowerPoint, é possível
esconder raciocínios tortuosos e obscuros atrás de frases esquemáticas,
ilustrações esclarecedoras ou gráficos coloridos. "Estudos mostram que imagens
ou tópicos ajudam a fixar a mensagem, mas é preciso saber como e quando
usá-los", diz Reinaldo Passadori, também especialista em comunicação
empresarial.
A busca pela tela perfeita, no entanto, pode ter conseqüências indesejáveis.
"Está cheio de apresentação por aí com muito continente e pouco conteúdo", diz
Renato Roberto Cuoco, vice-presidente do banco Itaú e um dos maiores
especialistas brasileiros na utilização de tecnologia nas empresas. O uso
exagerado das apresentações foi tema de crítica no relatório final da Nasa sobre
o acidente com o ônibus espacial Columbia, ocorrido em 2003. "O uso do
PowerPoint no lugar de relatórios técnicos ilustra os métodos problemáticos da
comunicação interna da Nasa", afirma o relatório. É bom lembrar uma história
narrada por Lou Gerstner, que comandou a IBM por quase dez anos e promoveu a
virada que recentemente tirou a empresa da dificuldade financeira em que se
encontrava. Numa das primeiras reuniões como presidente, na qual seria
apresentado à situação do negócio da IBM, Gerstner se levantou e, educadamente,
desligou o projetor de transparências que um diretor havia ligado segundos
antes. "Vamos só conversar", disse ele. No fundo, é o que importa. Com ou sem
PowerPoint.
Por Camila Guimarães